Le montant de la facture arrive. Il est plus élevé que prévu. Est-ce une erreur, un supplément applicable ou simplement davantage de colis ? Pour le savoir, il faut pouvoir redescendre au niveau de l'expédition.
Je suis Sébastien, d'Easy Distribution. Je vous propose une méthode de contrôle qui rapproche trois choses : ce que vous avez expédié, les conditions applicables et ce qui vous est facturé. Elle complète le guide pour choisir un transporteur, car une offre se juge aussi sur les factures reçues ensuite.
Rassembler les bons documents
Avant de chercher une erreur, rassemblez la facture détaillée, les expéditions de la période, la grille tarifaire applicable et les éventuels avenants. Il faut utiliser la version correspondant à la date et au service concernés.
Je vous conseille de conserver, pour chaque envoi, un identifiant stable : numéro de colis ou de suivi, date, destination, service, poids déclaré et dimensions lorsqu'elles interviennent dans le calcul. Ajoutez le montant attendu si votre outil sait le calculer.
Une facture globale peut être correcte sans permettre un contrôle facile. Demandez un détail exploitable par expédition et par type de frais. Le format doit vous permettre de retrouver la ligne, pas seulement de lire un total.
1. Vérifier le compte, la période et les références
Commencez par les éléments simples : l'entreprise facturée, le contrat, la période et le service. Une facture peut regrouper des flux différents ou inclure une régularisation portant sur une période antérieure.
Contrôlez ensuite que chaque ligne correspond à une opération identifiable. Un numéro inconnu peut venir d'un retour, d'une réexpédition ou d'une correction. Il faut d'abord comprendre son origine avant de le considérer comme une erreur.
Pour les mentions et le traitement comptable, faites vérifier les points concernés par la personne qui tient votre comptabilité. La présence de mentions sur un document ne suffit pas, à elle seule, à prouver l'exécution du transport ou l'exactitude du prix.
2. Rapprocher le service facturé du service utilisé
Domicile, retrait, express, international : vérifiez que l'offre facturée correspond à celle réellement employée. Une étiquette éditée sur le mauvais service peut expliquer un écart, même si le tarif de ce service a été appliqué correctement.
Comparez également la destination et la zone tarifaire. Un pays, un territoire ou une zone particulière peut relever de conditions différentes. La destination inscrite dans vos données doit être suffisamment précise pour faire le rapprochement.
Si vous utilisez plusieurs réseaux, gardez une règle de correspondance entre vos noms de services internes et ceux de la facture. Cette table de correspondance simplifie le contrôle et évite de comparer deux prestations différentes.
3. Contrôler les poids et les dimensions
Le poids produit n'est pas le poids du colis. Le contrôle doit intégrer l'emballage, le calage et les éléments ajoutés. Vérifiez la tranche tarifaire appliquée et les règles d'arrondi prévues.
Le poids volumétrique ne concerne pas automatiquement toutes les offres. Lorsqu'il s'applique, reprenez la formule du service, les dimensions retenues et le mode de comparaison avec le poids réel. Colissimo publie par exemple les conditions de ses suppléments tarifaires, qui permettent de vérifier le périmètre d'une règle.
Un écart récurrent peut provenir de vos propres données. Si une référence est enregistrée avec un poids inexact, chaque commande concernée peut reproduire le problème. Je vous recommande donc de corriger aussi la cause dans le catalogue ou le paramétrage.
4. Recalculer les suppléments
Ne traitez pas tous les frais annexes comme des erreurs. Certains peuvent être prévus dans l'offre. Il faut vérifier leur déclencheur, leur montant, leur assiette et la période concernée.
| Ligne à examiner | Vérification utile |
|---|---|
| Tarif de base | Service, zone, tranche et grille applicable |
| Supplément carburant | Taux applicable et éléments sur lesquels il est calculé |
| Colis particulier | Caractéristique ayant déclenché le supplément |
| Correction d'adresse | Envoi concerné et information corrigée |
| Retour ou nouvelle présentation | Événement correspondant et règle de facturation |
| Option | Service demandé et tarif convenu |
| Remise ou avoir | Base de calcul et rattachement aux opérations concernées |
Je garderais une colonne pour le justificatif ou l'explication obtenue. Vous pourrez ainsi distinguer une ligne conforme, une ligne à clarifier et une erreur reconnue. Ce sont trois situations différentes.